BancoOS + GDT: cài đặt, luồng dữ liệu và xử lý sự cố
Việt Nam bắt buộc hóa đơn điện tử qua Tổng cục Thuế. BancoOS xác thực mọi hóa đơn nhà cung cấp đầu vào với hệ thống GDT theo thời gian thực, để hóa đơn không tuân thủ không bao giờ vào sổ. Trang này hướng dẫn cách bật xác thực và cách xử lý các ngoại lệ trong sản xuất.
Điều kiện tiên quyết
- MST công ty đang hoạt động đã đăng ký với Tổng cục Thuế.
- Nhà cung cấp hóa đơn điện tử được ủy quyền có hồ sơ với GDT cho doanh nghiệp của bạn.
- Quyền quản trị workspace BancoOS để bật tích hợp.
Cài đặt từng bước
- Xác nhận đăng ký thuế. Kiểm tra MST công ty workspace và nhà cung cấp hóa đơn điện tử được ủy quyền hiện có với GDT.
- Bật xác thực GDT. Mở Tích hợp → GDT → Bật, nhập MST workspace và thông tin xác thực do BancoOS cung cấp.
- Cấu hình định tuyến ngoại lệ. Chọn người xem xét chịu trách nhiệm ngoại lệ xác thực và định nghĩa SLA giải quyết trước khi phê duyệt.
- Tùy chọn nạp lại lịch sử. Chạy nạp lại xác thực trên 30–90 ngày hóa đơn gần nhất để phát hiện vấn đề chất lượng dữ liệu và thiếu MST trong danh mục nhà cung cấp.
- Đi vào vận hành. Từ đây, mọi hóa đơn đầu vào được xác thực với GDT trong quá trình thu nhận, trước khi vào quy trình phê duyệt.
Luồng dữ liệu dự kiến
| Từ | Đến | Đối tượng | Nhịp |
|---|---|---|---|
| Email / tải lên / nhà cung cấp hóa đơn điện tử | BancoOS | Hóa đơn đầu vào (PDF / XML) | Khi đến |
| BancoOS | Hệ thống GDT | Yêu cầu xác thực (MST + số + mẫu + tổng) | Khi thu nhận (mỗi hóa đơn) |
| Hệ thống GDT | BancoOS | Phản hồi xác thực có ký | Trong vài giây, lưu làm bằng chứng kiểm toán |
| BancoOS | Quy trình phê duyệt | Hóa đơn đã xác thực hoặc ngoại lệ | Ngay sau phản hồi |
Xử lý sự cố
MST người bán không tìm thấy trong hệ thống GDT
Nguyên nhân có thể. MST nhà cung cấp gõ sai, nhà cung cấp chưa đăng ký, hoặc MST bị đình chỉ.
Cách khắc phục. Kiểm tra MST trên hóa đơn và giấy chứng nhận thuế của nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp thực sự chưa đăng ký, không hạch toán hóa đơn — yêu cầu hóa đơn điện tử tuân thủ.
Số hóa đơn không khớp hệ thống
Nguyên nhân có thể. Số OCR thu được sai, hoặc nhà cung cấp phát hành hóa đơn ngoài khoảng đã đăng ký.
Cách khắc phục. Mở ngoại lệ trong BancoOS, đối chiếu số thu được với PDF, và sửa nếu OCR sai. Nếu hệ thống vẫn không có bản ghi, yêu cầu nhà cung cấp phát hành lại.
Tổng số tiền không khớp
Nguyên nhân có thể. Tổng trên hóa đơn thu được không bằng tổng đã đăng ký với GDT (thường là chênh lệch chiết khấu hoặc dòng VAT).
Cách khắc phục. Xem lại chi tiết dòng và tính thuế trong chế độ ngoại lệ. Nếu nhà cung cấp đăng ký tổng sai, yêu cầu hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử sửa.
Cờ hóa đơn trùng lặp
Nguyên nhân có thể. Cùng số hóa đơn và MST người bán đã được xác thực với hóa đơn khác trong workspace.
Cách khắc phục. Mở cả hai hóa đơn cạnh nhau trong BancoOS. Từ chối bản trùng; nếu là gửi lại hợp lệ, đánh dấu bản gốc là đã thay thế để giữ dấu vết kiểm toán.
Hệ thống GDT tạm thời không truy cập được
Nguyên nhân có thể. Bảo trì GDT theo kế hoạch hoặc sự cố mạng.
Cách khắc phục. BancoOS xếp hàng yêu cầu xác thực và tự động thử lại. Hóa đơn ở trạng thái 'chờ xác thực' và không được phê duyệt hoặc thanh toán cho đến khi hệ thống xác nhận. Không cần thao tác thủ công.
Câu hỏi thường gặp
›Xác thực GDT kiểm tra những gì?
MST người bán, số hóa đơn, mẫu hóa đơn, ngày phát hành và tổng số tiền được kiểm tra với hệ thống GDT. Không khớp, trùng lặp và nhà cung cấp chưa đăng ký được gắn cờ trước khi hóa đơn vào phê duyệt.
›BancoOS có phát hành hóa đơn điện tử đầu ra không?
BancoOS tập trung vào phía công nợ phải trả — xác thực hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp. Phát hành đầu ra thường do nhà cung cấp hóa đơn điện tử hiện tại của bạn xử lý; BancoOS đối soát hóa đơn đã phát hành để đảm bảo đầy đủ.
›Phản hồi xác thực GDT được lưu bao lâu?
Phản hồi có ký của hệ thống GDT được lưu cùng hóa đơn trong toàn bộ thời hạn lưu trữ luật định — ít nhất 10 năm — để kiểm toán viên có thể phát lại bất kỳ sự kiện xác thực nào mà không cần truy vấn lại GDT.
Trang tiếp theo nên đọc
MISAConnector cho MISA AMIS kế toán và công nợ phải trả.Đọc tiếp
Khám phá thêm chủ đề Tích hợp
Các trang cùng nhóm chủ đề.