Đối soát 3 chiều là gì và cách thực hiện đúng

Đối soát 3 chiều so sánh ba chứng từ: đơn đặt hàng (PO) ghi hàng và giá đã thống nhất; phiếu nhập kho (GRN) ghi lượng thực nhận; hóa đơn GTGT của nhà cung cấp ghi số lượng và tiền yêu cầu thanh toán. Kế toán ghép từng dòng và ghi lại điểm lệch.

PO chứng minh đã đặt, GRN chứng minh đã nhận, còn hóa đơn yêu cầu thanh toán. So PO với hóa đơn mà bỏ GRN dễ bỏ sót hàng chưa giao; hàng đã nhận nhưng chưa có hóa đơn cũng cần theo dõi.

Số chiều là số nguồn chứng từ. Chọn phương pháp theo loại giao dịch và chứng từ nhận hàng.

Trước tiên, dùng mã PO, mã hàng, đơn vị tính và lần giao để ghép đúng dòng. Sau đó kiểm tra:

• Số lượng: So lượng trên hóa đơn với lượng thực nhận theo GRN và phần PO chưa được lập hóa đơn. Tách lượng đã đặt, đã nhận và đã trả hàng; một lần giao thiếu không có nghĩa là toàn bộ PO sai.
• Đơn giá: Đối chiếu giá theo từng dòng PO và điều kiện đã thống nhất. Nếu đơn vị tính khác nhau, quy đổi có ghi chú trước khi kết luận chênh giá; không âm thầm sửa PO để khớp hóa đơn.
• Thành tiền: Tính lại số lượng nhân đơn giá, kiểm tra chiết khấu và khoản bổ sung được thỏa thuận. Tổng hóa đơn khớp chưa đủ nếu hai dòng sai lệch bù trừ cho nhau.
• Mã số thuế nhà cung cấp (MST): So MST trên hóa đơn với hồ sơ nhà cung cấp và PO. Trùng tên thương mại không chứng minh cùng pháp nhân; khi có khác biệt, yêu cầu xác nhận trước khi chọn hồ sơ để hạch toán.
• Chi tiết dòng hàng: Đối chiếu mã, mô tả, quy cách và đơn vị tính. Một mô tả rút gọn có thể đúng, nhưng nếu không xác định được hàng nào tương ứng, cần người mua hoặc kho xác nhận.
• Thuế suất GTGT: Đọc thuế suất và tiền thuế theo từng dòng hóa đơn, không suy từ tổng tiền. Nếu khác thông tin dự kiến trong PO, chuyển người phụ trách thuế kiểm tra thay vì tự điều chỉnh số thuế.

Ngưỡng chênh lệch (tolerance) là phạm vi lệch mà doanh nghiệp cho phép xử lý theo luồng đã định, không phải quyền tự ý thanh toán mọi khoản chênh. Có thể đặt ngưỡng theo tỷ lệ so với giá trị dòng hoặc theo số tiền tuyệt đối; nhiều doanh nghiệp kết hợp cả hai để tránh một chênh nhỏ về tỷ lệ nhưng lớn về tiền. Ngưỡng số lượng và ngưỡng đơn giá nên được xét riêng vì nguyên nhân và người có thẩm quyền xử lý có thể khác nhau.

Có thể đặt ngưỡng theo nhà cung cấp hoặc nhóm hàng. Ghi rõ cách tính, người phê duyệt và bằng chứng; đừng đổi ngưỡng sau khi thấy hóa đơn.

Ví dụ giả định (số tròn, chỉ minh họa cách tính): PO đặt 100 chiếc, đơn giá 100.000 đồng/chiếc; GRN ghi nhận 98 chiếc; hóa đơn ghi 98 chiếc với đơn giá 101.000 đồng. Giá trị hàng trên hóa đơn là 9.898.000 đồng, còn 98 chiếc tính theo giá PO là 9.800.000 đồng. Chênh đơn giá trên phần đã nhận là 98.000 đồng. Nếu chính sách nội bộ cho phép chênh giá tối đa 100.000 đồng cho dòng này, khoản lệch nằm trong ngưỡng giá; hai chiếc chưa giao vẫn để mở trên PO, không đưa vào công nợ của hóa đơn này. Nếu chính sách yêu cầu phê duyệt cả chênh trong ngưỡng, kế toán vẫn phải gửi duyệt và lưu lý do.

Khi số liệu lệch, không sửa chứng từ nguồn để ép khớp. Ghi trạng thái chờ, kiểm tra nguyên nhân và xin phê duyệt theo quy chế nội bộ.

Trên Excel, tách bảng PO, GRN, hóa đơn và ngoại lệ theo mã tham chiếu.

1. Tập hợp PO đã duyệt, GRN và hóa đơn GTGT trong cùng kỳ đối chiếu. Lưu đường dẫn hoặc mã lưu trữ của bản gốc; đừng chỉ dán số liệu vào bảng rồi xóa nguồn.
2. Chuẩn hóa cột mã PO, mã dòng, MST, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất và ngày chứng từ. Giữ nguyên cột giá trị gốc khi phải quy đổi đơn vị.
3. Gắn từng dòng hóa đơn với đúng dòng PO. Nếu không có mã tham chiếu rõ ràng, khoanh vùng các ứng viên và yêu cầu mua hàng xác nhận thay vì tự chọn dòng có số tiền gần nhất.
4. Tổng hợp các GRN gắn với dòng PO, trừ lượng trả hàng, rồi xác định lượng thực nhận chưa từng được ghép với hóa đơn khác. Đánh dấu giao nhiều đợt riêng.
5. Tạo cột kiểm tra số lượng, đơn giá, thành tiền, MST, chi tiết dòng và thuế suất. Công thức chỉ nên báo lệch; quyết định chấp nhận cần dựa trên ngưỡng đã phê duyệt.
6. Lập danh sách ngoại lệ có loại lỗi, giá trị chênh, nguyên nhân dự kiến, người phụ trách và trạng thái. Giữ hóa đơn thiếu GRN hoặc nghi trùng ở trạng thái chờ.
7. Gửi từng ngoại lệ đến kho, mua hàng hoặc người phụ trách thuế theo đúng vấn đề. Ghi câu trả lời, chứng từ bổ sung, người duyệt và ngày duyệt ngay trên nhật ký ngoại lệ.
8. Khóa bản đối soát đã duyệt, lưu phiên bản cùng ba chứng từ và nhật ký xử lý. Đối chiếu danh sách được phép thanh toán với sổ công nợ trước khi bàn giao cho bước thanh toán.

Hóa đơn điện tử có dữ liệu XML để hệ thống đọc các trường như MST, số hóa đơn, ngày, dòng hàng, đơn giá và thuế suất mà không phải gõ lại từ bản PDF. XML giúp tìm trùng và ghép PO, nhưng không chứng minh đã giao hàng.

Nếu XML khác PO, kiểm tra đơn vị tính và mô tả; lưu tệp gốc và chuyển trường hợp chưa rõ cho người phụ trách. Yêu cầu xác thực hóa đơn đầu vào được trình bày trong hướng dẫn xác thực hóa đơn điện tử GDT.

Khi lượng chứng từ khiến bảng tính khó theo dõi, quy trình tự động có thể gom hóa đơn, so các dòng với PO và GRN, rồi đưa chênh lệch cho người có trách nhiệm xem xét. BancoOS mô tả luồng đối chiếu và chuyển ngoại lệ như một phần của tự động hóa tài chính; kế toán vẫn là người đặt chính sách ngưỡng và quyết định các trường hợp cần phê duyệt.

Cuối kỳ, rà hóa đơn đã khớp và còn chờ. Xác định khoản đủ bằng chứng và khoản cần theo dõi.

• Mỗi hóa đơn đã ghi nhận có đúng PO hoặc căn cứ mua hàng được duyệt.
• Các GRN liên quan đã đủ, có ngày nhận và người xác nhận rõ ràng.
• Hàng giao nhiều đợt được tách theo lượng nhận và phần PO còn mở.
• MST, ký hiệu và số hóa đơn được rà trùng trong toàn bộ danh sách tiếp nhận.
• Số lượng, đơn giá, thành tiền và chi tiết dòng đã được so ở cấp dòng.
• Thuế suất và tiền thuế trên hóa đơn đã được người phụ trách kiểm tra khi có lệch.
• Mỗi chênh lệch có ngưỡng áp dụng, bằng chứng và người phê duyệt phù hợp.
• Hóa đơn thiếu GRN hoặc đến trước hàng vẫn được theo dõi ở trạng thái rõ ràng.
• Hóa đơn điều chỉnh, thay thế được nối với bản gốc và số dư liên quan.
• Danh sách hóa đơn được phép thanh toán khớp với sổ công nợ sau đối soát.

Lưu nhật ký ngoại lệ. Đọc thêm: tự động hóa quy trình tài chính, bảng thuật ngữ công nợ, so sánh quy trình thủ công với quy trình tự động.

Muốn xem cách BancoOS hỗ trợ đối chiếu hóa đơn với PO và GRN trong quy trình của đội mình? Hãy đặt lịch trao đổi để cùng xem một luồng chứng từ và những ngoại lệ cần người phụ trách quyết định. Đặt lịch trao đổi.