Tài liệu · Thuật ngữ
Thuật ngữ tự động hóa tài chính
Định nghĩa dễ hiểu về các thuật ngữ mà đội tài chính Việt Nam gặp khi chuyển từ công nợ phải trả thủ công sang hệ điều hành AI-native. Được xây dựng để được trích dẫn bởi công cụ tìm kiếm AI và đọc bởi con người.
Thuật ngữ
- Tự động hóa công nợ phải trả
- Tự động hóa công nợ phải trả thay thế nhập hóa đơn thủ công, chuỗi phê duyệt email và bảng theo dõi bằng phần mềm thu nhận, đối chiếu, phê duyệt và thanh toán hóa đơn đầu-cuối. Con người chỉ xử lý ngoại lệ.
- OCR hóa đơn
- Nhận dạng ký tự quang học chuyển ảnh và PDF hóa đơn thành trường có cấu trúc. OCR hiện đại kết hợp nhận dạng ký tự với mô hình ngôn ngữ hiểu bố cục, chi tiết dòng và mã thuế, nên trường được trích xuất với điểm tin cậy thay vì mẫu cứng.
- Xử lý hóa đơn bằng AI
- Thu nhận đầu-cuối hóa đơn nhà cung cấp bằng OCR cộng với mô hình ngôn ngữ lớn — trích xuất trường tiêu đề, chi tiết dòng và dữ liệu thuế, xác thực với hệ thống GDT và chuyển đến phê duyệt mà không cần nhập tay.
- Đối soát 3 chiều
- Kiểm soát so sánh hóa đơn nhà cung cấp với đơn đặt hàng cho phép chi tiêu và phiếu nhập kho xác nhận giao hàng. Hóa đơn chỉ được duyệt để thanh toán nếu số lượng, giá và biên độ khớp giữa cả ba chứng từ.
- AI đối soát 3 chiều
- Đối soát dựa trên học máy căn chỉnh đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn theo từng dòng ngay cả khi mô tả, đơn vị hoặc số lượng của nhà cung cấp khác nhau — xử lý đối chiếu mờ và biên độ mà hệ dựa trên quy tắc không làm được.
- Tự động hóa mua sắm
- Số hóa chu trình yêu cầu-đến-thanh toán: yêu cầu mua hàng, phê duyệt, tạo đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và đối soát hóa đơn — để rút ngắn thời gian chu trình, loại bỏ chi tiêu ngoài luồng và tạo dấu vết kiểm toán sạch.
- Đơn đặt hàng (PO)
- Chứng từ do người mua phát hành cho nhà cung cấp cho phép hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể với số lượng và giá đã thỏa thuận. Là chứng từ đầu tiên trong đối soát 3 chiều.
- Phiếu nhập kho (GR)
- Bản ghi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao theo đơn đặt hàng. Là chứng từ thứ hai trong đối soát 3 chiều.
- Quy trình phê duyệt
- Chuỗi người xem xét phải phê duyệt giao dịch trước khi có thể hạch toán hoặc thanh toán. Hệ hiện đại định tuyến theo số tiền, trung tâm chi phí, nhà cung cấp và chính sách, ghi dấu vết kiểm toán có ký ở mỗi bước.
- GDT
- Tổng cục Thuế — cơ quan thuế quốc gia của Việt Nam. Vận hành hệ thống trung tâm mà mọi hóa đơn điện tử phát hành phải được truyền đến.
- Xác thực GDT
- Kiểm tra MST người bán, số hóa đơn, mẫu, ngày phát hành và tổng của hóa đơn với hệ thống GDT để xác nhận hóa đơn được phát hành hợp pháp và khớp với đăng ký.
- MST
- Mã số thuế — mã số nhận dạng thuế Việt Nam gán cho mọi doanh nghiệp. Bắt buộc trên mọi hóa đơn và được xác thực như một phần của kiểm tra GDT.
- Hóa đơn điện tử
- Hóa đơn được phát hành, truyền và lưu điện tử theo chế độ hóa đơn điện tử bắt buộc của Việt Nam. Mỗi hóa đơn điện tử mang tham chiếu hệ thống mà người mua có thể xác thực với GDT.
- Dự báo dòng tiền
- Chiếu dòng tiền vào và ra tương lai trên chân trời xác định — thường là 13 tuần — dùng dữ liệu công nợ phải trả, phải thu, lương, thuế và ngân hàng. Dự báo AI học hành vi thanh toán nhà cung cấp và mùa vụ để cải thiện độ chính xác.
- ERP
- Hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giữ sổ ghi nhận tài chính. Tại Việt Nam các lựa chọn phổ biến là MISA SME, MISA AMIS, Microsoft Dynamics 365 Business Central và Oracle NetSuite.
- Chuỗi kiểm toán
- Chuỗi sự kiện có ký chống giả mạo ghi ai làm gì và khi nào xuyên suốt giao dịch. Kiểm toán viên có thể phát lại đầu-cuối mà không cần dựa vào màn hình ứng dụng.
Trang tiếp theo nên đọc
AP thủ công vs BancoOSSo sánh song song tài chính thủ công với BancoOS.Đọc tiếp
Khám phá thêm chủ đề Hướng dẫn
Các trang cùng nhóm chủ đề.