Hướng dẫn hóa đơn điện tử GDT Việt Nam cho đội tài chính

Mọi doanh nghiệp phát hành hóa đơn tại Việt Nam phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử với GDT và truyền hóa đơn đã phát hành đến hệ thống trung tâm. Người mua có thể xác minh bất kỳ hóa đơn nào với hệ thống bằng ký hiệu hóa đơn và MST người bán. Có hai dạng: hóa đơn có mã của cơ quan thuế, cấp qua dịch vụ cấp mã của Cục Thuế, và hóa đơn không có mã, dùng cho doanh nghiệp đủ điều kiện truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo lịch quy định. Cả hai đều hợp lệ và đều tra cứu được.

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định khung pháp lý về hóa đơn, chứng từ điện tử tại Việt Nam.
• Thông tư 32/2025/TT-BTC là thông tư hướng dẫn thi hành từ 01/6/2025, thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC, văn bản trước đây hướng dẫn mẫu số, ký hiệu hóa đơn và lộ trình khiến hóa đơn điện tử bắt buộc trên toàn quốc từ ngày 01/7/2022.
• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào phụ thuộc vào việc có hóa đơn hợp lệ. Hóa đơn chưa từng được đăng ký đúng quy định không phải chứng từ được khấu trừ, dù bạn đã thanh toán.
• Yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt vẫn áp dụng để khấu trừ GTGT với các khoản mua có giá trị lớn — hóa đơn điện tử không thay thế chứng từ thanh toán.
• Hóa đơn có thể được thay thế hoặc điều chỉnh, nhưng hóa đơn thay thế tham chiếu hóa đơn gốc. Người mua phải lưu cả chuỗi chứng từ, không chỉ file mới nhất.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành ngày 20/3/2025, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông tư 32/2025/TT-BTC là thông tư hướng dẫn thi hành từ cùng ngày. Dưới đây là các thay đổi liên quan nhiều nhất đến bộ phận công nợ phải trả.

• Định danh người mua: người mua trên hóa đơn nay có thể được xác định bằng mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách. Kiểm tra trường định danh người mua trên hóa đơn đầu vào và xác nhận khớp với đúng pháp nhân trong tập đoàn.
• Thỏa thuận trước khi xử lý sai sót: trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn có sai sót, người bán và người mua phải có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Trường hợp người mua là cá nhân, người bán có thể thông báo trên trang thông tin điện tử của mình. Lưu thỏa thuận bằng văn bản cùng với hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và hóa đơn gốc.
• Một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn: một hóa đơn điều chỉnh có thể điều chỉnh sai sót của nhiều hóa đơn đã lập cho cùng một người mua trong cùng một tháng. Chuẩn bị cho trường hợp một hóa đơn điều chỉnh tham chiếu nhiều hóa đơn gốc và liên kết nó với từng hóa đơn.
• Thời điểm lập hóa đơn: với hàng xuất khẩu, hóa đơn được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan. Với dịch vụ cung cấp cho tổ chức nước ngoài, hóa đơn được lập khi hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Dùng các mốc này khi rà soát ngày lập hóa đơn, thay vì ngày thanh toán.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: bắt buộc với một số doanh nghiệp có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên trong các lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, khách sạn và vận tải. Dự kiến nhận nhiều hóa đơn từ máy tính tiền hơn từ nhà cung cấp trong các lĩnh vực này và đưa chúng qua cùng quy trình xác thực như hóa đơn điện tử khác.

Hóa đơn điện tử Việt Nam là một file XML, thường kèm bản thể hiện PDF để đọc. XML là chứng từ pháp lý; PDF chỉ là bản tiện dụng. Các trường người mua phụ thuộc gồm MST người bán và người mua, mẫu số và ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày phát hành, chi tiết dòng hàng kèm thuế suất từng dòng, tổng tiền trước và sau thuế, và mã cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã. Khi nhà cung cấp chỉ gửi PDF, hãy yêu cầu XML: thiếu XML thì cả xác thực lẫn hạch toán tự động đều quay về làm thủ công.

• MST người bán đang hoạt động và khớp với nhà cung cấp trên hóa đơn và trong danh mục nhà cung cấp.
• Ký hiệu và mẫu số hóa đơn đã đăng ký với GDT.
• Ngày phát hành nằm trong khoảng được phép và đúng kỳ kê khai thuế GTGT.
• Tổng tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT khớp giá trị đã đăng ký và đơn mua hàng gốc.
• MST người mua chính xác — hóa đơn xuất sai pháp nhân trong tập đoàn thì pháp nhân đã trả tiền không được khấu trừ.
• Hóa đơn chưa từng được tiếp nhận và thanh toán ở cửa hàng, chi nhánh hay trung tâm chi phí khác.

Nhà cung cấp phát hành qua nhiều đơn vị được cấp phép, mỗi bên thể hiện và gửi file hơi khác nhau. Trên thực tế, một doanh nghiệp mua hàng quy mô vừa tại Việt Nam nhận hóa đơn từ Viettel Invoice, VNPT Invoice, MISA meInvoice, BKAV eHoadon, FPT và vài nền tảng nhỏ hơn trong cùng một tháng. Bất kỳ quy trình nào giả định chỉ có một bố cục hoặc một kênh nhận đều hỏng sau vài tuần. Tiếp nhận vững chắc nghĩa là chấp nhận XML và PDF từ email, cổng thông tin và tải lên thủ công, rồi chuẩn hóa về một biểu diễn nội bộ trước khi xác thực.

• Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế: khớp hóa đơn thay thế với hóa đơn gốc, đảo bút toán trích trước và liên kết cả hai chứng từ.
• MST người bán ngừng hoạt động: giữ hóa đơn và hỏi lại nhà cung cấp trước khi thanh toán — đây là ngoại lệ rủi ro cao nhất cho khấu trừ GTGT.
• Chỉ nhận được PDF: yêu cầu XML; trong lúc chờ, tra cứu thủ công trên hệ thống và lưu kết quả.
• Hóa đơn nhà cung cấp nước ngoài: nằm ngoài chế độ GDT, nên chuyển sang luồng riêng có kiểm tra hợp đồng và thuế nhà thầu.
• Hóa đơn về trễ sau khi khóa sổ: hạch toán đúng kỳ theo chính sách kế toán và theo dõi rõ ảnh hưởng thời điểm kê khai GTGT.

Xác thực mọi hóa đơn thủ công không khả thi khi bạn xử lý hơn vài chục hóa đơn mỗi tuần. BancoOS gọi hệ thống GDT trên mọi hóa đơn đầu vào tự động, lưu phản hồi làm bằng chứng kiểm toán, đối chiếu hóa đơn với đơn mua hàng và phiếu nhập kho, và chỉ chuyển ngoại lệ thực sự đến tài chính. Kết quả đã duyệt được đẩy sang MISA, Business Central hoặc ERP hiện có, nên phần mềm kế toán nhận bút toán sạch và đã được xác thực.

• Mọi hóa đơn trong kỳ đều có phản hồi hệ thống được lưu, không chỉ có PDF.
• Không còn ngoại lệ về MST ngừng hoạt động hay ký hiệu chưa đăng ký.
• Chuỗi hóa đơn điều chỉnh và thay thế đầy đủ và được liên kết.
• Thuế GTGT đầu vào kê khai khớp với tập hóa đơn đã xác thực.
• Số hóa đơn trùng giữa các chi nhánh và trung tâm chi phí bằng không.