Hành trình của một giám đốc tài chính: từ bảng tính đến một sổ cái duy nhất

Ngành

Phân phối và bán buôn hàng tiêu dùng nhanh

Quy mô địa bàn

Nhiều kho tại miền Bắc và miền Nam

Đội tài chính

Một nhóm trung tâm nhỏ cùng kế toán tại từng điểm

Hệ thống đang dùng

Một hệ thống kế toán sẵn có, hóa đơn điện tử GDT, nhiều cổng ngân hàng và rất nhiều Excel

Giám đốc tài chính không đến với một bài toán công nghệ. Họ đến với một bài toán thời gian: việc đóng sổ chiếm mười ngày làm việc đầu mỗi tháng, và khi số liệu đủ tin cậy thì nó đã mô tả một kỳ đã trôi qua.

• Hóa đơn nhà cung cấp đến qua email, qua bưu điện và trực tiếp, ở ba định dạng và hai ngôn ngữ.
• Phiếu nhập kho nằm ở kho, nên đối soát nghĩa là gọi điện trước khi hạch toán.
• Hạn mức tín dụng khách hàng nằm trong một file Excel chỉ một người duy trì.
• Tuổi nợ được dựng lại mỗi tháng từ sao kê ngân hàng, nên danh sách thu hồi luôn nói về quá khứ.
• Mỗi câu hỏi từ ban lãnh đạo đều bắt đầu bằng vài ngày chuẩn bị.

Công việc được sắp xếp có chủ đích. Không quy trình nào bị tắt trước khi phần thay thế đã chạy song song trọn một kỳ đóng sổ.

1. 1

   Chương 1. Thống nhất thế nào là một bản ghi sạch

   Trước mọi tự động hóa, đội ngũ chốt lại định nghĩa nhà cung cấp, khách hàng và mã số thuế. Bản ghi gốc trùng lặp là nguyên nhân của phần lớn lỗi đối soát, và không công cụ thu nhận nào tự giải quyết được điều đó.

2. 2

   Chương 2. Thu nhận, rồi đối soát

   Hóa đơn nhà cung cấp được đưa vào BancoOS và đối chiếu với đơn đặt hàng cùng phiếu nhập kho. Giao hàng từng phần và nhập nhiều kho được xử lý ở mức dòng thay vì mặc định đẩy sang cho người xử lý.

3. 3

   Chương 3. Đưa phê duyệt ra khỏi email

   Ngưỡng phê duyệt được ghi vào quy trình thay vì vào một văn bản chính sách. Dấu vết kiểm toán trở thành sản phẩm phụ của công việc thay vì thứ phải ráp lại về sau.

4. 4

   Chương 4. Đưa công nợ phải thu về cùng sổ cái

   Hồ sơ khách hàng mang điều khoản thanh toán và hạn mức tín dụng, hóa đơn đi từ nháp đến phát hành qua GDT, phiếu thu được ghi nhận và phân bổ vào từng hóa đơn, và sổ phân bổ là câu trả lời duy nhất cho việc khách hàng đang nợ bao nhiêu.

5. 5

   Chương 5. Để số liệu được tính ra

   Tuổi nợ, số ngày quá hạn và danh sách thu hồi được tính từ sổ cái. File Excel hàng tháng từng tạo ra chúng được cho nghỉ sau khi hai kỳ đóng sổ khớp nhau.

Các thay đổi ở phải trả nhằm bỏ bớt điểm chuyển giao, không nhằm thay thế hệ thống kế toán.

• Hóa đơn được thu nhận một lần, ở bất kỳ định dạng nào khi đến.
• Đối soát ba chiều chạy với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho.
• Ngoại lệ được phân luồng theo nguyên nhân, nên chênh lệch giá và thiếu phiếu nhập không nằm chung một hàng đợi.
• Phê duyệt đi kèm chứng từ, nên người duyệt không phải đi tìm tệp đính kèm.
• Việc hạch toán sang hệ thống kế toán hiện có được giữ nguyên, cách ghi sổ cái không đổi.

Ngành phân phối vận hành bằng bán chịu, nên sổ khách hàng quan trọng không kém sổ nhà cung cấp. Đây là nửa phần mà đa số dự án để lại cho sau.

• Khách hàng được xác minh theo mã số thuế, nên cùng một người mua không bị giữ ở ba bản ghi.
• Điều khoản thanh toán và hạn mức tín dụng nằm trên hồ sơ khách hàng và được áp dụng khi phát hành hóa đơn.
• Hóa đơn đi từ nháp đến phát hành qua hóa đơn điện tử GDT thay vì một cổng riêng.
• Phiếu thu được phân bổ vào từng hóa đơn, nên thanh toán một phần hiện rõ ở cấp hóa đơn.
• Tuổi nợ và danh sách thu hồi được tính ra, nên đội ngũ nhắc nợ dựa trên số liệu sống.

Giám đốc tài chính mô tả thay đổi này là sự dịch chuyển của thời gian và sự chú ý, không phải một quyết định về nhân sự. Đội ngũ vẫn giữ nguyên quy mô.

• Đóng sổ là việc rà soát ngoại lệ thay vì dựng lại cả tháng.
• Thu hồi công nợ là danh sách việc hằng ngày có người đứng tên.
• Câu hỏi của ban lãnh đạo được trả lời ngay trong cuộc họp, lấy từ sổ cái.
• Kho mới tham gia đúng quy trình chung thay vì tự nghĩ ra quy trình riêng.

• Xử lý dữ liệu gốc trước. Mọi tự động hóa phía sau đều thừa hưởng chất lượng của nó.
• Chạy song song quy trình cũ trọn một kỳ đóng sổ. Niềm tin đến từ việc số liệu khớp, không đến từ lời hứa.
• Đừng xem công nợ phải thu là giai đoạn hai. Hai sổ dùng chung khách hàng, mã số thuế và dữ liệu ngân hàng.
• Giao ngoại lệ cho một người cụ thể. Hàng đợi không có tên sẽ thành tồn đọng.
• Đánh giá dự án bằng việc thời gian của đội ngũ đi về đâu, không bằng một con số tiêu đề.

Phần lớn nội dung ở đây đến từ việc ngồi cùng đội tài chính trong kho và ở bộ phận hậu cần, chứ không phải từ một cuộc họp sản phẩm. Nếu đó là kiểu công việc bạn muốn làm, chúng tôi đang tuyển.

Xem vị trí đang tuyển tại BancoOS