Tự động hóa công nợ phải trả cho doanh nghiệp dịch vụ tài chính tại Việt Nam

Doanh nghiệp dịch vụ tài chính mua rất nhiều hàng hóa và dịch vụ để vận hành: bản quyền phần mềm và dịch vụ đám mây, dữ liệu và thông tin thị trường, tư vấn và pháp lý, dịch vụ thuê ngoài, mặt bằng và dịch vụ tòa nhà cho chi nhánh, truyền thông, an ninh và văn phòng phẩm. Mỗi khoản mua tạo ra hóa đơn nhà cung cấp, và phần lớn là hóa đơn điện tử cần được kiểm tra trước khi ghi sổ.

Các hóa đơn này hiếm khi thuộc về một ngân sách duy nhất. Một hợp đồng công nghệ có thể dùng chung cho nhiều phòng ban; chi phí chi nhánh thuộc trung tâm chi phí của chi nhánh; dịch vụ dùng chung có thể được phân bổ lại giữa các pháp nhân. Kế toán cần hạch toán từng hóa đơn đúng trung tâm chi phí và pháp nhân trước khi trình duyệt, và cách hạch toán đó phải nhất quán qua các tháng.

Quy tắc phê duyệt cũng chặt chẽ hơn hầu hết các ngành. Ma trận phê duyệt quy định ai được duyệt mức tiền nào cho trung tâm chi phí nào. Người nhập hóa đơn không nên là người duyệt, và người duyệt không nên là người giải ngân. Kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập và ban điều hành đều muốn thấy việc phân tách nhiệm vụ này trong hồ sơ thực tế, không chỉ trong văn bản chính sách.

• Hóa đơn nhà cung cấp phân bổ cho nhiều trung tâm chi phí, phòng ban và pháp nhân.
• Ma trận phê duyệt theo số tiền và trung tâm chi phí phải được áp dụng mọi lần.
• Phân tách nhiệm vụ giữa nhập, duyệt và thanh toán hóa đơn.
• Yêu cầu kiểm toán cần toàn bộ lịch sử của một khoản chi, và cần nhanh.

BancoOS là nền tảng công nợ phải trả và vận hành tài chính. BancoOS xử lý hóa đơn nhà cung cấp, việc phê duyệt và khoản thanh toán đi kèm, cùng công nợ phải thu trên cùng sổ cái. BancoOS không phải hệ thống ngân hàng lõi, công cụ tiếp nhận hay định danh khách hàng, hay hệ thống báo cáo theo quy định. Các quy trình đó vẫn nằm trong hệ thống mà tổ chức của bạn đang sử dụng.

Giữ ranh giới này rõ ràng giúp việc triển khai dễ lập kế hoạch hơn. Phòng tài chính có thể bắt đầu với một hàng đợi hóa đơn nhà cung cấp được xác định rõ, có chứng từ nguồn, số tham chiếu và người duyệt cụ thể, mà không phải thay đổi cách vận hành các nghiệp vụ với khách hàng.

Bước đầu thực tế là liệt kê các hóa đơn nhà cung cấp mà đội ngũ đang xử lý: hóa đơn đến từ đâu, ai hạch toán vào trung tâm chi phí và pháp nhân, ai duyệt ở từng mức tiền, và bằng chứng phê duyệt được lưu ở đâu. Danh sách đó trở thành phạm vi của quy trình đầu tiên, đồng thời cho thấy nhanh chỗ nào việc nhập lại thủ công, thiếu đơn mua hàng hoặc người duyệt không rõ ràng đang làm chậm việc khóa sổ cuối tháng.

BancoOS đưa hóa đơn nhà cung cấp đi từ lúc nhận đến lúc thanh toán trong một quy trình và ghi kết quả về hệ thống kế toán. Các khả năng dưới đây giống với mô tả trên trang nền tảng tự động hóa tài chính.

• Thu nhận hóa đơn: hóa đơn gửi qua email hoặc tải lên được AI đọc và trích xuất, mỗi trường dữ liệu có điểm tin cậy riêng để giá trị chưa chắc chắn được chuyển cho người kiểm tra.
• Xác thực hóa đơn điện tử với Cục Thuế (trước đây là Tổng cục Thuế): mọi hóa đơn nhà cung cấp đầu vào được xác thực với hệ thống GDT, để hóa đơn không đạt bị chặn trước khi vào sổ.
• Kiểm tra MST nhà cung cấp: mã số thuế được tra cứu với cơ sở dữ liệu thuế, để tên pháp lý, địa chỉ và trạng thái người nộp thuế lấy từ nguồn chính thức thay vì nhập tay.
• Đối soát đơn mua hàng, phiếu nhập và hóa đơn: khi có đơn mua hàng và xác nhận nhận hàng hoặc dịch vụ, BancoOS thực hiện đối soát 3 chiều và đánh dấu chênh lệch là ngoại lệ.
• Phê duyệt theo số tiền và trung tâm chi phí: trình tạo quy trình cho phép lãnh đạo tài chính đặt chính sách duyệt theo số tiền, nhà cung cấp, trung tâm chi phí hoặc bất kỳ trường nào trích xuất từ chứng từ, với kiểm soát bốn mắt khi cần người duyệt thứ hai.
• Chuẩn bị thanh toán: hóa đơn đã duyệt được chuẩn bị thanh toán qua các ngân hàng Việt Nam và được đối chiếu sau khi chi.
• Dấu vết kiểm toán: mọi lần thu nhận, kết quả xác thực, phê duyệt và chỉnh sửa đều được ghi lại.
• Đa pháp nhân: hỗ trợ thiết lập nhiều pháp nhân, nhiều loại tiền, nhiều mức thuế GTGT và nhiều ngân hàng cho các tập đoàn có nhiều pháp nhân.

Với các khoản mua có đơn mua hàng như phần cứng, dịch vụ thuê ngoài hay công việc tòa nhà, đối soát 3 chiều là kiểm soát cốt lõi. Hướng dẫn đối soát 3 chiều giải thích những gì phải khớp giữa đơn mua hàng, phiếu nhập và hóa đơn, cùng cách xử lý các ngoại lệ thường gặp.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng xuất hóa đơn cho khách hàng, công nợ phải thu chạy trên cùng sổ cái: hóa đơn bán ra, phiếu thu, tuổi nợ và thu hồi công nợ, với khách hàng được xác định bằng MST giống như nhà cung cấp.

Trong ngành dịch vụ tài chính, hoạt động tài chính nội bộ được rà soát rất kỹ. BancoOS được thiết kế để bằng chứng của từng kiểm soát nằm ngay trong hồ sơ.

• Chuỗi kiểm toán: mọi bước trong vòng đời hóa đơn, từ thu nhận đến thanh toán, đều được ghi lại kèm người thực hiện và thời gian, để truy xuất toàn bộ lịch sử của bất kỳ khoản chi nào.
• Phân quyền theo vai trò: người dùng chỉ xem và thao tác trong phạm vi vai trò cho phép, hỗ trợ phân tách nhiệm vụ giữa nhập hóa đơn, phê duyệt và giải ngân.
• Xử lý dữ liệu: TLS 1.3 khi truyền, AES-256 khi lưu trữ, cô lập theo tenant, SSO/SAML và lưu trữ trong nước.

Các yêu cầu riêng của từng tổ chức, như nghĩa vụ quy định cụ thể, loại chứng từ hay chính sách nội bộ, cần được xác nhận riêng về phạm vi sản phẩm, kết nối và kiểm soát trước khi áp dụng.

BancoOS hoạt động song song với hệ thống kế toán thay vì thay thế nó. Bút toán đã ghi được đẩy về hệ thống sổ sách chính, và việc xác thực chạy trên hệ thống hóa đơn điện tử. Xem trang hướng dẫn thiết lập, luồng dữ liệu và xử lý sự cố của từng kết nối:

• Tích hợp MISA: ánh xạ nhà cung cấp, hệ thống tài khoản, trung tâm chi phí và mã thuế, sau đó đẩy bút toán đã ghi về MISA.
• Tích hợp Microsoft Dynamics 365 Business Central: giữ Business Central là hệ thống sổ sách chính trong khi BancoOS xử lý thu nhận, đối soát, phê duyệt và thanh toán.
• Tích hợp hóa đơn điện tử GDT: xác thực theo thời gian thực hóa đơn nhà cung cấp đầu vào với hệ thống GDT.

Nếu phòng tài chính của bạn đang xử lý hóa đơn nhà cung cấp cho nhiều trung tâm chi phí và pháp nhân, và muốn có một quy trình kiểm soát thống nhất từ hóa đơn đến thanh toán, chúng tôi muốn hiểu cách bạn đang làm hiện nay. Liên hệ đội ngũ BancoOS để trao đổi về quy trình công nợ phải trả và xác nhận phạm vi phù hợp.