Tự động hóa công nợ phải trả cho doanh nghiệp bảo hiểm tại Việt Nam

Phòng tài chính của doanh nghiệp bảo hiểm không chỉ chi trả bồi thường. Phía sau danh mục hợp đồng là một mạng lưới nhà cung cấp lớn và đa dạng: gara sửa chữa và đơn vị cung cấp phụ tùng, bệnh viện và phòng khám, đơn vị giám định độc lập, tư vấn pháp lý, nhà cung cấp CNTT và phần mềm, văn phòng phẩm, dịch vụ tòa nhà và các đơn vị truyền thông. Mỗi bên đều gửi hóa đơn, và phần lớn là hóa đơn điện tử cần được kiểm tra trước khi ghi sổ.

Khối lượng hóa đơn phân tán giữa trụ sở chính và các chi nhánh. Chi nhánh khu vực nhận hóa đơn từ gara và phòng khám địa phương, còn trụ sở chính xử lý hợp đồng công nghệ và dịch vụ dùng chung. Hóa đơn đến qua email, dưới dạng tệp XML và PDF, có khi là bản giấy phải quét lại. Khi không có một nơi tiếp nhận chung, kế toán công nợ mất nhiều thời gian đi tìm chứng từ, nhập lại dữ liệu và hỏi chi nhánh xem hóa đơn đang ở đâu.

Doanh nghiệp bảo hiểm còn vận hành với hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Hạn mức phê duyệt được quy định theo số tiền và theo trung tâm chi phí, giám đốc chi nhánh chỉ được duyệt đến một mức nhất định, và một số khoản chi cần người duyệt thứ hai. Kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập cần thấy rõ ai đã duyệt khoản nào, vào lúc nào, dựa trên chứng từ gì. Khi việc phê duyệt nằm rải rác trong email và bảng tính, bằng chứng đó rất khó tập hợp vào cuối kỳ.

• Nhiều loại nhà cung cấp, mỗi bên có mẫu hóa đơn và điều khoản thanh toán khác nhau.
• Hóa đơn được nhận ở cả chi nhánh lẫn trụ sở chính, không có một hàng đợi chung.
• Hạn mức phê duyệt theo số tiền, chi nhánh và trung tâm chi phí cần được áp dụng nhất quán.
• Yêu cầu kiểm toán đòi hỏi hồ sơ đầy đủ, truy xuất được cho mọi lần phê duyệt.

Cần nói rõ về phạm vi. BancoOS là nền tảng công nợ phải trả và vận hành tài chính. BancoOS xử lý hóa đơn nhà cung cấp và khoản thanh toán đi kèm. BancoOS không quyết định một yêu cầu bồi thường có thuộc phạm vi bảo hiểm hay không, số tiền được chi trả theo hợp đồng là bao nhiêu, hay có chấp nhận yêu cầu bồi thường hay không. Các quyết định đó thuộc về chuyên viên bồi thường và hệ thống bồi thường của doanh nghiệp.

Trên thực tế, hóa đơn sửa chữa của gara hay hóa đơn của bệnh viện có thể được thu nhận, xác thực và đối soát trong BancoOS sau khi bộ phận bồi thường đã ra quyết định. Kế toán kiểm tra chứng từ là hóa đơn điện tử hợp lệ, nhà cung cấp được xác định đúng và số tiền khớp; bộ phận bồi thường vẫn chịu trách nhiệm về phạm vi chi trả. Một hóa đơn khớp dữ liệu không tự chứng minh yêu cầu bồi thường được chấp nhận.

Trước khi bắt đầu, hãy thống nhất loại hóa đơn nào kế toán sẽ xử lý trong BancoOS, bộ phận bồi thường cung cấp chứng từ gì, ai chịu trách nhiệm từng loại ngoại lệ và hồ sơ được lưu trong bao lâu. Ghi rõ điều này một lần giúp ranh giới giữa nghiệp vụ bồi thường và công nợ phải trả rõ ràng với nhân viên chi nhánh, người duyệt và kiểm toán viên.

BancoOS đưa hóa đơn nhà cung cấp đi từ lúc nhận đến lúc thanh toán trong một quy trình, sau đó ghi kết quả về hệ thống kế toán. Các bước dưới đây giống với mô tả trên trang nền tảng tự động hóa tài chính.

• Thu nhận hóa đơn: hóa đơn gửi qua email hoặc tải lên được AI đọc và trích xuất, mỗi trường dữ liệu có điểm tin cậy riêng để giá trị có độ tin cậy thấp được chuyển cho người kiểm tra.
• Xác thực hóa đơn điện tử với Cục Thuế (trước đây là Tổng cục Thuế): mọi hóa đơn nhà cung cấp đầu vào được xác thực với hệ thống GDT, để hóa đơn không đạt bị chặn trước khi vào sổ.
• Kiểm tra MST nhà cung cấp: mã số thuế được tra cứu với cơ sở dữ liệu thuế, để tên pháp lý, địa chỉ và trạng thái người nộp thuế lấy từ nguồn chính thức thay vì nhập tay.
• Đối soát đơn mua hàng, phiếu nhập và hóa đơn: khi có đơn mua hàng và xác nhận nhận hàng hoặc dịch vụ, BancoOS thực hiện đối soát 3 chiều và đánh dấu chênh lệch là ngoại lệ.
• Phê duyệt theo số tiền và trung tâm chi phí: trình tạo quy trình cho phép lãnh đạo tài chính đặt chính sách duyệt theo số tiền, nhà cung cấp, trung tâm chi phí hoặc bất kỳ trường nào trích xuất từ chứng từ, với kiểm soát bốn mắt khi cần người duyệt thứ hai.
• Chuẩn bị thanh toán: hóa đơn đã duyệt được chuẩn bị thanh toán qua các ngân hàng Việt Nam và được đối chiếu sau khi chi.
• Dấu vết kiểm toán: mọi lần thu nhận, kết quả xác thực, phê duyệt và chỉnh sửa đều được ghi lại.
• Đa pháp nhân: hỗ trợ thiết lập nhiều pháp nhân, nhiều loại tiền, nhiều mức thuế GTGT và nhiều ngân hàng cho các tập đoàn có hơn một pháp nhân.

Với các khoản mua phục vụ vận hành như thiết bị CNTT, văn phòng phẩm hay dịch vụ tòa nhà, đối soát 3 chiều là kiểm soát chính. Hướng dẫn đối soát 3 chiều giải thích những gì phải khớp giữa đơn mua hàng, phiếu nhập và hóa đơn, cùng cách xử lý các ngoại lệ thường gặp.

Cùng sổ cái đó cũng hỗ trợ công nợ phải thu: hóa đơn bán ra, phiếu thu, tuổi nợ và thu hồi công nợ, với khách hàng được xác định bằng MST giống như nhà cung cấp.

Phòng tài chính của doanh nghiệp bảo hiểm cần chứng minh được, chứ không chỉ khẳng định, rằng các kiểm soát đã được tuân thủ. BancoOS được xây dựng xoay quanh yêu cầu đó.

• Chuỗi kiểm toán: mọi bước trong vòng đời hóa đơn, từ thu nhận đến thanh toán, đều được ghi lại kèm người thực hiện và thời gian, để truy xuất toàn bộ lịch sử của bất kỳ khoản chi nào.
• Phân quyền theo vai trò: người dùng chỉ xem và duyệt những gì vai trò của mình cho phép, hỗ trợ tách biệt giữa người nhập hóa đơn, người duyệt và người giải ngân.
• Xử lý dữ liệu: TLS 1.3 khi truyền, AES-256 khi lưu trữ, cô lập theo tenant, SSO/SAML và lưu trữ trong nước.

Các yêu cầu riêng của từng tổ chức, như nghĩa vụ quy định cụ thể, loại chứng từ hay chính sách nội bộ, cần được xác nhận riêng về phạm vi sản phẩm, kết nối và kiểm soát trước khi áp dụng.

BancoOS hoạt động song song với hệ thống kế toán thay vì thay thế nó. Bút toán đã ghi được đẩy về hệ thống sổ sách chính, và việc xác thực chạy trên hệ thống hóa đơn điện tử. Xem trang hướng dẫn thiết lập, luồng dữ liệu và xử lý sự cố của từng kết nối:

• Tích hợp MISA: ánh xạ nhà cung cấp, hệ thống tài khoản, trung tâm chi phí và mã thuế, sau đó đẩy bút toán đã ghi về MISA.
• Tích hợp Microsoft Dynamics 365 Business Central: giữ Business Central là hệ thống sổ sách chính trong khi BancoOS xử lý thu nhận, đối soát, phê duyệt và thanh toán.
• Tích hợp hóa đơn điện tử GDT: xác thực theo thời gian thực hóa đơn nhà cung cấp đầu vào với hệ thống GDT.

Nếu đội ngũ của bạn đang xử lý hóa đơn nhà cung cấp tại nhiều chi nhánh và muốn có một quy trình kiểm soát thống nhất từ hóa đơn đến thanh toán, chúng tôi muốn nghe cách bạn đang làm hiện nay. Liên hệ đội ngũ BancoOS để trao đổi về quy trình công nợ phải trả và xác nhận phạm vi phù hợp.