Công nợ phải thu, trên cùng bộ kiểm soát với công nợ phải trả

• Bảng tuổi nợ nằm trong file Excel, và chỉ đúng vào đúng ngày có người dựng lại nó.
• Hóa đơn đã thu một phần bị sửa trực tiếp, và lịch sử phân bổ tiền biến mất.
• Không ai trả lời được khách hàng có dư nợ lớn nhất đã thực sự được nhắc nợ hay chưa.
• Mã số thuế trên hồ sơ khách hàng được gõ tay, nên hóa đơn mang tên không khớp với dữ liệu đăng ký thuế.

Khoản phải thu chỉ chắc chắn khi danh tính đứng sau nó chắc chắn, nên danh mục khách hàng dựa trên dữ liệu đăng ký thuế thay vì dựa vào việc gõ tay.

• Tra cứu MST tự động điền tên pháp lý, địa chỉ và tình trạng người nộp thuế từ dữ liệu đăng ký thuế (VietQR, nguồn GDT), có lưu đệm và làm mới khi dữ liệu cũ.
• Biểu mẫu nói thật điều đã xảy ra: mã không hợp lệ, không tìm thấy, không kết nối được nguồn tra cứu kèm nút thử lại, hoặc tra cứu thành công kèm nguồn dữ liệu.
• Nếu không tra cứu được mã, bạn vẫn nhập danh tính bằng tay. Hồ sơ được lưu và được đánh dấu rõ là chưa xác minh theo dữ liệu đăng ký, thay vì được ngầm coi là đã kiểm tra.
• Điều khoản thanh toán, hạn mức tín dụng và trạng thái tạm ngừng bán chịu nằm trên hồ sơ khách hàng. Khách hàng đang bị tạm ngừng thì không thể phát hành hóa đơn mới, và mỗi lần phát hành đều kiểm tra hạn mức.
• Cùng cơ chế tra cứu này định danh nhà cung cấp ở phía phải trả, nên một doanh nghiệp chỉ có một danh tính.

Hóa đơn chỉ có ba trạng thái thật và một số quy tắc cứng, đó là điều làm phần còn lại của phân hệ đáng tin.

• Nháp, đã phát hành, đã hủy. Không lưu trạng thái nào khác, mọi thứ còn lại đều được tính ra.
• Trình soạn dòng hóa đơn với số lượng, đơn giá và thuế suất VAT. Tổng tiền được tính trên máy chủ.
• Số hóa đơn là của bạn. BancoOS ghi nhận số và mã của hóa đơn điện tử bạn đã phát hành qua nhà cung cấp GDT, hệ thống không tự tạo số.
• Khi phát hành, hệ thống kiểm tra tổng tiền dương, khách hàng đang hoạt động, hạn thanh toán không sớm hơn ngày phát hành (mặc định theo điều khoản của khách hàng), hạn mức tín dụng và kỳ kế toán.
• Hóa đơn đang có khoản thu phân bổ thì không hủy được. Hãy đảo phân bổ trước.
• Lọc theo khoảng ngày phát hành hoặc ngày đến hạn, theo trạng thái và theo khách hàng. Xuất ra CSV, XLSX hoặc PDF.

Tiền về hiếm khi khớp đúng một hóa đơn, nên sổ được thiết kế ngay từ đầu cho thu một phần, thu gộp và điều chỉnh.

• Ghi nhận phiếu thu kèm mã tham chiếu ngân hàng và phân bổ theo thứ tự hóa đơn cũ nhất trước, hoặc tự chọn hóa đơn.
• Thu một phần, một phiếu thu trải trên nhiều hóa đơn, và tiền còn dư treo trên tài khoản khách hàng đều là tình huống bình thường, không phải cách lách.
• Phân bổ chỉ ghi thêm và đảo, không sửa. Không dòng nào bị sửa hay xóa, nên việc gỡ phân bổ để lại dấu vết thay vì xóa mất dấu vết.
• Hệ thống không cho phân bổ vượt. Số tiền phân bổ luôn nhỏ hơn hoặc bằng cả phiếu thu lẫn hóa đơn, được kiểm tra dưới khóa dòng trước khi ghi. Yêu cầu bị từ chối thì không ghi gì cả.
• Gửi hai lần vẫn ra đúng một phiếu thu, không thành hai. Phiếu thu trông giống một phiếu đã có sẽ được giữ lại chờ xác nhận trước khi được ghi nhận là lần thanh toán thứ hai thật sự.
• Phiếu thu có ngày rơi vào kỳ đã khóa sẽ được hạch toán vào ngày đầu tiên của kỳ mở kế tiếp.

Không con số nào về tình trạng công nợ được lưu dưới dạng ảnh chụp, nên không có báo cáo phải làm mới và không có tác vụ chạy đêm phải tin.

• Số dư còn lại, trạng thái thanh toán, số ngày quá hạn và mọi khoảng tuổi nợ đều được tính từ sổ phân bổ ngay lúc bạn xem. Chúng không thể sai lệch, và không cần tác vụ nửa đêm nào để một hóa đơn trở thành quá hạn.
• Tuổi nợ tính theo ngày đến hạn, theo đúng các khoảng kế toán viên của bạn quen dùng: trong hạn, 0-30, 31-60, 61-90, trên 90 ngày, theo từng khách hàng, kèm số ngày quá hạn lâu nhất.
• Trang tổng quan trả lời đúng những câu bạn hay hỏi: còn phải thu bao nhiêu, tuần này đến hạn bao nhiêu, đang quá hạn bao nhiêu, 30 ngày qua thu về bao nhiêu, và khách hàng nào tệ nhất.
• Danh sách thu hồi công nợ gồm mọi hóa đơn quá hạn, kèm số ngày quá hạn, số dư, các đầu việc theo dõi đang mở và lần chạm gần nhất.
• Ghi lại cuộc gọi, email, ghi chú, cam kết trả nợ hoặc lần leo thang trên từng hóa đơn, kèm ngày cần theo dõi lại, và đóng lại khi đã xong.

Công nợ phải thu thừa hưởng đúng bộ kiểm soát mà công nợ phải trả đang chạy, thay vì dựng thêm một bộ thứ hai.

• Bảo mật cấp dòng trên mọi bảng của phân hệ phải thu. Tenant này không thể nhìn thấy khách hàng của tenant khác.
• Kiểm toán theo chuỗi băm cho mọi hành động trọng yếu: tạo, sửa, phát hành hoặc hủy hóa đơn, ghi nhận và phân bổ phiếu thu, đảo phân bổ, ghi hoạt động thu hồi, thay đổi khách hàng, xuất báo cáo.
• Phân quyền theo vai trò: ai cũng xem được, chủ sở hữu, quản trị viên hoặc người phê duyệt mới ghi được hóa đơn, phiếu thu, phân bổ và hoạt động thu hồi, chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên mới sửa được danh mục khách hàng.
• Dùng chung kỳ kế toán, nên phải thu và phải trả khóa sổ trên cùng một lịch.
• Giao diện đầy đủ tiếng Anh và tiếng Việt.

Phân hệ phải thu nằm cạnh những kết nối bạn đang dùng. Danh tính khách hàng được đối chiếu với dữ liệu đăng ký thuế, hóa đơn điện tử bán ra vẫn phát hành qua nhà cung cấp GDT có giấy phép của bạn rồi được ghi nhận tại đây kèm số và mã, còn sổ vận hành thì đối chiếu với MISA, Business Central hoặc hệ thống nào đang giữ sổ kế toán của bạn. Phiếu thu mang theo mã tham chiếu ngân hàng từ sao kê, để khi cần đối chiếu thì dữ liệu đã có sẵn.

Cách phát hành và ghi nhận hóa đơn điện tử GDT trong BancoOS

Mọi bảng của phân hệ phải thu được bảo vệ bằng bảo mật cấp dòng, nên một tenant không bao giờ đọc được khách hàng, hóa đơn hay phiếu thu của tenant khác. Các hành động trọng yếu được ghi vào nhật ký kiểm toán theo chuỗi băm mà kiểm toán viên có thể tái dựng theo đúng thứ tự, và vai trò quyết định ai được ghi chứ không phải ai được xem. Dữ liệu được mã hóa khi truyền và khi lưu, và phân hệ phải thu dùng chung lịch kỳ kế toán cùng mô hình phân quyền với phần còn lại của nền tảng.

Xem trang sản phẩm AR: tính năng, gói dịch vụ và đăng ký demo trực tiếp